Décimos, vacaciones, préstamos y liquidación

Además de la planilla de cada mes, quincena o semana, Nómina lleva lo que se le debe a cada empleado con el tiempo: los dos décimos, sus vacaciones, lo que te debe por préstamos y, el día que se va, su liquidación. Todo se calcula con las reglas del Código del Trabajo y cada renglón dice de qué artículo sale.

Recibix calcula; tú revisas y respondes por lo que pagas (cláusula 9 de los Términos). Si un caso no encaja en lo que ves aquí, consúltalo antes de pagar.

Casi todo vive en Recursos Humanos → Nómina → Empleados. En la fila de cada empleado tienes un botón de Préstamos y adelantos y otro de Vacaciones y liquidación.

Décimo tercer mes y décimo cuarto mes

Cada décimo es una planilla aparte. La creas desde Recursos Humanos → Nómina → Nueva nómina, eligiendo el Tipo:

• Décimo tercer mes (aguinaldo, se paga en diciembre): se devenga de enero a diciembre.
• Décimo cuarto mes (se paga en junio): se devenga de julio del año anterior a junio. El Año del décimo es el del junio en que se paga.

Recibix no te recuerda cuándo toca: la planilla del décimo la creas tú.

Cómo se calcula. Cada décimo es un salario mensual completo para quien trabajó toda la ventana. A quien entró después, o salió antes, le toca la parte proporcional: los días que trabajó dentro de la ventana entre los días que tiene la ventana (366 en año bisiesto). El salario que se usa es el promedio de lo que ganó durante esa ventana, no el último sueldo: si tuvo un aumento a mitad de año, el décimo lo refleja en proporción (Decreto 112-82 art. 12 y Acuerdo 02-95 arts. 6 y 7). Al que cobra por jornal se le toma como mes el equivalente de 30 jornales. Al promedio se le suman las comisiones y los bonos habituales de las planillas procesadas de la ventana, llevados a mes: son salario ordinario, porque se ganan en la jornada normal (Decreto 178-86). Las horas extra no entran. Con L12,000 de sueldo y L4,000 de comisión al mes, el décimo es L16,000. Lo mismo vale para el décimo proporcional de la liquidación.

Quién entra. Los empleados activos y también los que salieron durante la ventana, con su proporcional hasta el día de salida. Quien ya cobró ese décimo en su liquidación no entra: cobraría dos veces.

Descuentos. El décimo no lleva IHSS ni RAP. La empresa sí paga el 1% del INFOP sobre el décimo (salvo que hayas declarado que no está obligada al INFOP): la Ley del INFOP (art. 23) lo cobra sobre todos los sueldos y salarios, y el décimo es salario "para todos los efectos legales" (Decreto 112-82 art. 3; Acuerdo 02-95 art. 5). Entra al pago del INFOP del mes siguiente en Obligaciones. Sí lleva ISR, pero solo sobre lo que pase de diez salarios mínimos promedio (L149,172.00 con el salario mínimo promedio de 2026, L14,917.20); hasta ahí está exento (art. 10 de la Ley del ISR). El excedente se grava a la tasa que ya le toca al empleado por su renta real del año: lo que ya cobró en las planillas procesadas más su sueldo de hoy por lo que falta, igual que la planilla normal. Así, a quien le bajaron el sueldo no se le cobra con el sueldo viejo. La cuota de un préstamo activo también se descuenta del décimo, igual que de una planilla normal.

Licencias largas sin goce. Si alguien tuvo más de 30 días de permiso sin goce en el año que cubre el décimo, la planilla te lo avisa, pero el décimo se paga completo (art. 346). Si quieres prorratearlo, consúltalo con la Secretaría de Trabajo.

Vacaciones

En Vacaciones y liquidación ves tres números: Devengados, Tomados y Pendientes.

Si empiezas a usar Recibix con empleados antiguos, registra en Registrar vacaciones tomadas las que ya gozaron. Recibix cuenta desde la fecha de ingreso y no tiene saldo inicial: sin ese registro las da por pendientes y la liquidación las paga.

Los días se ganan por año cumplido de trabajo continuo, y son días laborables (art. 346):

Año cumplido	Días de vacaciones
1.º	10
2.º	12
3.º	15
4.º en adelante	20

Se acumulan: a quien lleva tres años y medio le corresponden 10 + 12 + 15. El año que está corriendo todavía no suma; la pantalla te dice cuántos días le tocarán al cumplirlo.

Registrar vacaciones tomadas

1. Abre Vacaciones y liquidación del empleado.
2. En Registrar vacaciones tomadas, pon Desde y Hasta.
3. Días hábiles es opcional. Si lo dejas en blanco, Recibix cuenta los días del rango sin domingos ni feriados nacionales. El miércoles y el sábado de la Semana Morazánica cuentan medio día cada uno (el feriado va del miércoles a mediodía al sábado a mediodía, Decreto 78-2015): de lunes a miércoles de esa semana son 2.5 días, y del miércoles al sábado, 1. Si el empleado trabaja domingos o descansa otro día, escribe los días a mano; se aceptan medios días (por ejemplo 2.5).
4. Toca Registrar.

Registrarlas no es papeleo: es tu prueba. Sin constancia escrita, la ley presume que las vacaciones no se dieron (art. 355). Las que registras con fecha futura ya se restan del saldo, para que no las concedas dos veces.

En la lista de empleados, la columna Vacaciones muestra los días pendientes de cada uno. Si alguien arrastra más de dos períodos sin tomar, aparece la marca acumuladas: el art. 350 prohíbe acumular vacaciones salvo en labores técnicas, de dirección o de confianza, y aun ahí hasta dos años. Recibix solo avisa; no bloquea nada.

Préstamos y adelantos

Desde Préstamos y adelantos registras lo que le prestaste al empleado y Recibix lo va descontando en cada planilla.

1. Elige el Tipo: Préstamo (en cuotas) o Adelanto de salario.
2. Pon la Fecha, el Concepto, el Monto total (L) y la Cuota por planilla (L).
3. Toca Registrar.

Cómo funciona después:

• La cuota entra sola en cada planilla mientras el préstamo esté activo.
• El saldo baja cuando marcas la planilla como pagada, no al procesarla.
• Un adelanto se descuenta en cinco planillas como mínimo (art. 372). Recibix no acepta una cuota mayor a la quinta parte del adelanto y te ofrece el botón Usar ... (un quinto) para ponerla.
• Hay un tope legal por planilla. Lo que se le puede descontar es la cuarta parte de lo que su salario exceda de L100 al mes (art. 371), y el tope se reparte entre todos sus préstamos y las deducciones de tipo Otra deducción. Una pensión alimenticia o una deuda de habitación o alimentos se resta del salario antes de calcular ese tope, y la cuota sindical no cuenta. Tampoco se le descuenta nada que lo deje por debajo del salario mínimo de tu actividad, que indicas en Configuración → Empresa: sin indicarla, Recibix no te deja registrar préstamos ni descuentos por deudas. Lo que no cabe en una planilla no se pierde: queda en el saldo y se cobra en la siguiente.

Cada préstamo tiene botones para Pausar (saltarse un mes), Reanudar y Cancelar. Cancelar solo deja de descontar: no cobra el saldo ni lo da por perdonado en ninguna parte. Un préstamo sin cuotas descontadas se puede borrar; con cuotas descontadas, solo cancelar.

Incapacidades y maternidad

En Vacaciones y liquidación, sección Incapacidades:

1. Elige el Tipo: Enfermedad, Maternidad o Riesgo profesional.
2. Pon Desde y Hasta tal como vienen en el certificado. Recibix no impone días: los toma del certificado.
3. Toca Registrar.

La enfermedad y el riesgo profesional se pagan así:

• Los tres primeros días de cada incapacidad los paga la empresa completos (art. 71 del Reglamento de Incapacidad Temporal del IHSS). Se cuentan por incapacidad, no por planilla: una que cruza dos quincenas no te cobra seis días.
• Desde el cuarto día, el IHSS subsidia el 66% del salario, con el techo de su régimen (art. 73), y la empresa paga la diferencia hasta el salario completo. El subsidio se lo paga el IHSS directo al trabajador: no pasa por tu planilla.
• Si el IHSS no subsidia esa incapacidad, marca El IHSS no la subsidia — la paga la empresa completa (art. 136 del Código del Trabajo).

La maternidad tiene reglas propias:

• No hay tres días a cargo de la empresa. Desde el primer día el IHSS paga su parte y la empresa completa el resto, durante todos los días del certificado (el IHSS da 42 antes y 42 después del parto, Reglamento de Incapacidad Temporal art. 34).
• Se paga sobre el promedio de sus últimos seis meses, con horas extra y comisiones (art. 141 del Código del Trabajo), o sobre su salario de hoy si es mayor (art. 135). Recibix calcula ese promedio con las planillas procesadas al registrar el descanso y lo deja fijo: lo ves al lado de la fecha como "promedio de 6 meses L ... diarios". Si registras el posnatal aparte, a continuación del prenatal, conserva el mismo promedio.
• Si tiene menos de 10 meses en la empresa, Recibix te avisa: sin 10 meses cotizados en el último año el IHSS no paga el subsidio (art. 45 del Reglamento). Si cotizó con otro patrono puede que sí le toque; si no, bórrala y regístrala marcando que el IHSS no la subsidia, y la empresa paga el descanso completo.

Una incapacidad que registras tarde recalcula los borradores, pero no cambia una planilla ya procesada. Si ya tiene planilla procesada encima, tampoco se puede borrar sin anular antes esa planilla.

Recibix no hace el trámite de la incapacidad ante el IHSS: solo lleva lo que te toca pagar.

Liquidación

Cuando un empleado se va, la liquidación se calcula en Vacaciones y liquidación, sección Calcular liquidación.

1. Pon la Fecha de salida y el Motivo.
2. Responde lo que te pida ese motivo (por ejemplo, la Fecha en que se le notificó el preaviso).
3. Si conoces el saldo del empleado en el RAP, escríbelo en Saldo en el RAP (Fondo de Reserva Laboral). Es opcional.
4. Si tienes empleados que no están en Recibix, escribe el total en Empleados remunerados de la empresa a la fecha de salida. Es opcional (ver más abajo).
5. Toca Calcular y revisa el desglose.
6. Toca Emitir constancia y dar de baja (art. 125) y confirma con Emitir y dar de baja.

Motivos disponibles

Para un contrato indefinido:

• Despido injustificado: preaviso, cesantía y vacaciones proporcionales.
• Renuncia: sin preaviso. Con 15 años o más de trabajo continuo, la ley obliga a pagar el 35% de la cesantía (art. 120 g).
• Despido con justa causa: sin preaviso ni cesantía.
• Fallecimiento del trabajador: después de 6 meses trabajados, el 75% de la cesantía es para sus beneficiarios (art. 120 g).
• Despido indirecto (se fue por culpa del patrono): lo mismo que un despido injustificado, preaviso incluido (art. 114).
• Despido de trabajadora embarazada o en lactancia: lo del despido injustificado, más 60 días de salario y los días de las 10 semanas de descanso de maternidad que no gozó (art. 144). Te pide cuántos de esos 70 días ya gozó.

Para un contrato a plazo fijo o por obra:

• Vencimiento del contrato a plazo u obra: sin preaviso ni cesantía.
• Terminación anticipada del contrato a plazo: los salarios que faltaban hasta el vencimiento, sin pasar de lo que le tocaría con un contrato indefinido (art. 121).

El 35% de la renuncia y el 75% del fallecimiento no aplican en empresas de 10 empleados o menos (art. 120-A). En la renuncia tampoco si el trabajador queda con jubilación o pensión: marca Queda con jubilación o pensión (art. 120 f: no lleva cesantía). En el fallecimiento, el 75% no va si el fallecido deja pensión de sobrevivientes del IHSS o de otro sistema al que aporta la empresa (art. 120 f): marca Deja pensión de sobrevivientes. Va apagada porque estar afiliado no basta: quien muere sin causar pensión les deja a sus deudos solo la devolución de sus cotizaciones, y entonces el 75% sí se paga.

Qué lleva el cálculo

• Base: el promedio de lo devengado en los últimos seis meses (art. 123 y 352), con horas extra, comisiones y bonos habituales. Las vacaciones van sobre ese promedio sin horas extra.
• Preaviso (arts. 116 y 118), si te toca pagarlo: 1 día con menos de 3 meses de servicio, 7 días hasta 6 meses, 14 días hasta un año, 30 días hasta dos años y 60 días después. Si se lo diste, escribe la Fecha en que se le notificó el preaviso y marca Se le dio por escrito (art. 117). Solo vale por escrito y si desde el día siguiente al aviso hasta la salida corren los días que le tocan (art. 119); si no, se paga completo y el cálculo te dice por qué (art. 118).
• Licencia para buscar empleo (art. 116): con el preaviso dado, le tocaba un día de licencia pagada por cada semana de preaviso. Si no la gozó, se paga ese día por semana. Si la gozó, marca Gozó del día semanal de licencia para buscar empleo (art. 116).
• Auxilio de cesantía (art. 120): 10 días de 3 a 6 meses, 20 días de 6 meses a un año, y desde el año un mes por año con la fracción en proporción. La fracción son los días desde el último aniversario mensual sobre los días de ese mes, sin pasar de 30: 17 días de febrero valen 17/28 de mes, y 17 días de un mes de 31 valen 17/30. Tiene tope de 25 meses de salario, o de 15 si la empresa tiene 10 empleados o menos (art. 120-A). Los empleados se cuentan a la fecha de salida: los que ya habían entrado y no habían salido ese día. Si tienes gente fuera de Recibix, escribe el total; solo se acepta un número igual o mayor al de tu planilla. Si quieres pagar la cesantía aunque la ley no lo exija, marca Pagarle la cesantía completa (lo que la ley no obliga va rotulado aparte).
• Vacaciones pendientes de años cumplidos: se pagan por cualquier causa (art. 349).
• Vacaciones proporcionales del año en curso: solo cuando la salida es imputable al patrono.
• Décimo tercer y décimo cuarto mes proporcionales, con cualquier motivo de salida (Decreto 112-82 art. 13 y Acuerdo 02-95 art. 9), si la planilla de ese décimo no se los pagó ya. Solo el del período en curso: un décimo de un año anterior que nunca pagaste no aparece, súmalo tú.
• Reintegro de ISR si se le retuvo de más en el año (Ley del ISR, art. 30). Sale del ISR que le enteras al SAR, no de tu caja.
• ISR del décimo (Ley del ISR, art. 10): cada décimo está exento hasta diez salarios mínimos promedio al año. Si el décimo cuarto de junio ya usó esa exención, el proporcional que paga una liquidación del mismo año no la vuelve a tener. Sobre el exceso se retiene ISR, calculado sobre lo que ganó en el año hasta la salida (incluidos los décimos ya pagados). Va restando en el desglose y se suma al ISR del mes de la salida en Qué pagar, en la hoja SAR 111 del reporte mensual y en la constancia anual. Si emites la liquidación cuando la declaración de ese mes ya venció (el día 10 del mes siguiente), va al mes en que la emites.
• INFOP (Ley del INFOP, art. 23): la empresa paga el 1% sobre los décimos proporcionales y las vacaciones. No se le descuenta al trabajador y no cambia el total a pagar. No lo llevan el preaviso, la cesantía ni las demás indemnizaciones. Sobre las vacaciones la ley no lo dice expresamente: Recibix lo cobra por el lado seguro, porque no aportar lo que tocaba sale con recargo. Se suma al INFOP del mes de la salida en Qué pagar (o al del mes en que la emites, si ese plazo ya venció). Si tu empresa no aporta al INFOP, va en cero.

Período de prueba (arts. 49-52)

En la ficha del empleado marca Período de prueba pactado por escrito en el contrato y pon el Último día de prueba. Sin contrato escrito no hay período de prueba. No puede pasar de 60 días desde el ingreso y se puede prorrogar solo antes de que venza, sin pasar de 60. Quien vuelve antes de un año de su salida, con liquidación o desactivado, no tiene nueva prueba.

Si lo despides dentro de la prueba, la liquidación no lleva preaviso (art. 52); sí lleva las vacaciones proporcionales y los décimos. El despido de una trabajadora embarazada o en lactancia (art. 144) y el despido indirecto sí pagan preaviso aunque esté en prueba.

Si declaraste el saldo del RAP, el desglose separa lo que cubre el Fondo de Reserva Laboral de lo que Sale de la caja de la empresa.

Préstamos pendientes en la liquidación

Si el empleado te debe, la liquidación solo descuenta la parte embargable de los décimos (art. 372). El preaviso, la cesantía y las vacaciones no se pueden compensar (arts. 123 a y 371). Lo que no se cubre sigue siendo deuda: la constancia lo dice, el préstamo queda en pausa con ese saldo y lo cobras por otra vía.

La constancia (art. 125)

Al emitir, Recibix guarda la liquidación con esos números, da de baja al empleado con esa fecha de salida y descarga la constancia en PDF. La planilla de ese período le paga solo los días trabajados. También guarda el cargo, la fecha de ingreso, el tiempo de servicio y el salario del último período: corregir la ficha o un salario después no cambia el documento emitido.

• La constancia no incluye la causa de la terminación salvo que marques Incluir la causa de la terminación (solo si el trabajador lo pide).
• Si el trabajador lo pide, escribe su Eficiencia y comportamiento (solo si el trabajador lo pide), hasta 500 caracteres. Vacío, la constancia no lo menciona.
• La constancia dice cuántos empleados remunerados tenía la empresa a la salida (art. 120-A).
• Para que la liquidación tenga validez, fírmenla ante la Secretaría de Trabajo (inspección o Dirección General del Trabajo), art. 379.
• Puedes volver a descargarla desde Constancias emitidas, botón Constancia.

Una salida futura no se emite. Puedes calcularla antes para ver el estimado, pero mientras el empleado trabaja el preaviso sigue en la planilla normal. Emite la liquidación el día de su salida o después, con lo que haya ganado hasta entonces.

Si una planilla ya procesada le pagó días posteriores a la salida, Recibix te lo avisa antes de emitir. Lo ordenado es anular esa planilla para que se recalcule; también puedes Emitir igual.

Anular una liquidación

Si te equivocaste, en Constancias emitidas toca Anular y confirma con Anular liquidación. El empleado vuelve a quedar activo, sin fecha de salida, y sus préstamos recuperan el saldo que la liquidación les descontó. La constancia queda guardada como anulada y después puedes emitir la correcta. Solo puede haber una liquidación vigente por empleado.

No se puede anular si después de emitirla se procesó una planilla que ya la tomó en cuenta (anula esa planilla primero; si ya está pagada, no hay vuelta atrás) o si uno de sus préstamos cambió desde entonces.

Prestaciones acumuladas

En Recursos Humanos → Nómina aparece el recuadro Prestaciones acumuladas: lo que les deberías hoy a tus empleados activos si salieran mañana, separado en Cesantía, Vacaciones y Décimos.

No es un pasivo contable ni un asiento: es el número que te dice cuánto de la plata de tu caja ya no es tuya. Se calcula al momento con el peor caso (despido injustificado) y cambia todos los días solo porque pasa el tiempo. Quien ya tiene su liquidación emitida no entra.

En la prueba y sin el módulo

Nómina es un módulo que se activa a solicitud, sin cobro por empleado. Si la estás probando desde Probar gratis y ya procesaste las 2 planillas de la prueba, el módulo queda en solo lectura: ves lo registrado y descargas las constancias emitidas, pero ya no puedes calcular ni emitir liquidaciones, ni registrar vacaciones, préstamos o incapacidades. Las planillas de décimo cuentan dentro de esas 2. Mira el detalle en Nómina.