Hacer una planilla

Una planilla pasa por tres estados: borrador, procesada y pagada. En el borrador cambias lo que haga falta; al procesar, los montos quedan fijos; al marcarla pagada, la planilla entra a tus gastos y bajan los saldos de los préstamos.

Recibix calcula el IHSS, el RAP, el ISR y los aportes patronales, pero tú revisas y respondes por la planilla ante tus empleados y las instituciones (cláusula 9 de los Términos). Por eso el borrador te enseña los montos reales antes de cerrar nada.

Antes de la primera planilla necesitas a tus empleados registrados con su salario, su modalidad (salario o jornal) y su frecuencia de pago. Mira Empleados.

Crear la planilla

En Recursos Humanos → Nómina, toca Nueva nómina y elige:

1. Tipo: Nómina ordinaria, Décimo tercer mes o Décimo cuarto mes.
2. Año y Mes.
3. Planilla de: Mes completo, 1.ª quincena, 2.ª quincena o, si tienes empleados que cobran por semana, la Semana del mes. Cada opción te dice cuántos empleados cobran con esa frecuencia.

Toca Crear. Cada planilla es de una sola frecuencia: la mensual lleva a los que cobran por mes, la de quincena a los quincenales y la de semana a los semanales. Si tienes de los tres, haces tres planillas.

• Semanas: van de lunes a domingo, y cada una pertenece al mes en que cae su domingo. Un mes tiene 4 o 5.
• Décimos: el décimo tercer mes se paga en diciembre y el décimo cuarto en junio; no eliges mes ni quincena. A quien no cumplió el año le toca la parte proporcional, y no lleva IHSS ni RAP. El detalle está en Décimos, vacaciones, préstamos y liquidación.

Solo puede haber una planilla por fecha y tipo. Si ya existe una (que no esté anulada), te sale "Ya existe un período para esta fecha". El décimo de diciembre sí convive con la planilla ordinaria de diciembre.

El borrador nace calculado: ves el bruto, los descuentos y el neto de cada empleado desde el primer momento, con las cuotas de sus préstamos ya puestas.

Revisar el borrador, empleado por empleado

Arriba ves el Total bruto, el Total neto y los Aportes patronales. Abajo, una fila por empleado con su bruto, sus descuentos y su neto. Toca la fila para abrirla.

Los cambios se guardan solos al salir de cada casilla, y el neto se recalcula.

Días trabajados (solo jornaleros)

Al empleado que cobra por jornal le escribes los días trabajados del período. Con eso Recibix le suma el séptimo día (un jornal por cada seis días) y los feriados de ley, que se le pagan aunque no los trabaje.

• Feriados trabajados: cuántos feriados del período sí trabajó. Esos van con recargo, no como feriado pagado sin trabajar.
• Mié./sáb. morazánico trabajados: solo aparece si el período cruza la Semana Morazánica. El miércoles y el sábado de esa semana tienen media jornada laborable (el feriado va del miércoles a mediodía al sábado a mediodía). Si trabajó uno de esos días, cuéntalo en los días trabajados y anótalo aquí: se le paga medio jornal trabajado y medio de feriado.
• Faltó sin causa justificada: márcalo solo si faltó sin causa. Una semana incompleta se paga en proporción, pero si faltó sin causa pierde el séptimo día de esa semana (Decreto 112-82, art. 7).
• Traer de asistencia: si tus empleados marcan entrada y salida en la terminal, este botón escribe los días que marcaron en el período. No pasa solo: lo tocas tú, porque alguien pudo olvidar marcar la salida. Si hay turnos sin salida, te lo avisa.

Si el empleado tuvo vacaciones en el período, la fila te lo dice: esos días se pagan aparte, no los cuentes como trabajados. Recibix no te deja cargar más días de los que tiene el período ni días que ya se le pagan como vacaciones o incapacidad.

Al empleado de salario fijo no le escribes días: su sueldo ya los incluye.

Horas extra

Hay cuatro casillas, una por recargo (art. 330 del Código del Trabajo):

• Diurnas +25%
• Nocturnas +50%
• Nocturna prolongada +75%
• Feriado o descanso +100%

Aceptan fracciones con hasta dos decimales: media hora es 0.5. No redondees a la hora, porque le quitas o le regalas recargo al trabajador.

Bonos, comisiones y viáticos

En + BONO / COMISIÓN / VIÁTICO eliges el tipo, escribes el concepto y el monto, y tocas +:

• Bono habitual: lo que le pagas de forma regular. Paga ISR y cotiza IHSS; no cotiza RAP, que va solo sobre el salario ordinario.
• Bono ocasional: un regalo que no se repite. Paga ISR, pero no cotiza IHSS ni cuenta para prestaciones (art. 362). Si lo pagas seguido, ya es habitual.
• Comisión: gravada, como cualquier salario.
• Viático: es reembolso de lo que gasta para trabajar, no salario. Nunca es gravado: no paga ISR ni cotiza.

Un bono solo deja de pagar ISR si eliges en Exento de ISR por… una causal del art. 10 de la Ley del ISR: Bonificación por vacaciones o Prestación laboral (literal h), Riesgo profesional o prestación del IHSS (literal f) o Seguro (literal a). Con Ninguno va gravado. La bonificación por vacaciones es exenta hasta 30 días de salario en el año: si la pasas, Recibix te dice cuánto queda y el resto lo agregas como bono gravado. Los exentos no entran al bruto pero sí suman al neto: aparecen aparte en la fila, bajo NO GRAVADOS (suman al neto), con su causal, y los quitas con la X mientras la planilla esté en borrador. El recibo también muestra la causal.

Traer comisiones desde ventas

Si tu plan incluye facturación, el borrador tiene el botón Traer comisiones. Toma las ventas netas de cada vendedor en las fechas del período y les aplica su porcentaje de comisión, el mismo del reporte de Comisiones. Cada una entra como un bono de tipo comisión, gravado.

Para que funcione, el empleado tiene que estar vinculado a su Usuario del sistema en su ficha, y ese usuario debe tener su porcentaje de comisión. Si lo tocas dos veces, la segunda corrige la primera; no la duplica.

Deducciones manuales

En + DEDUCCIÓN eliges el tipo, escribes el concepto y el monto. Sirve para lo que no es préstamo. El tipo importa, porque cambia cuánto queda para las cuotas de préstamo:

• Pensión alimenticia: la que ordena un juez. Puede llegar al 50% del salario (art. 371 a del Código del Trabajo). Se resta del salario antes de calcular la cuarta parte de los préstamos.
• Habitación o alimentos: la deuda de vivienda o comida del art. 371 b), hasta el 40% de lo que queda después de la pensión. También se resta antes de calcular la cuarta parte.
• Cuota sindical: la que te pide el sindicato (art. 95.12). No toca el tope de préstamos.
• Otra deducción: cualquier otra deuda con la empresa. Comparte la cuarta parte con los préstamos, como antes.

Con un sueldo de L20,000 y una pensión de L5,000, las cuotas de préstamo pueden llegar a L3,725: la cuarta parte de lo que queda después de la pensión, menos los L100 del art. 371.

Recibix te avisa, sin frenarte, si la pensión pasa del 50%, la habitación o alimentos del 40%, o las deudas de la cuarta parte. Si lo que descuentas es un adelanto, un pago de más o un daño, el art. 372 manda cobrarlo en al menos cinco planillas: regístralo en Préstamos y adelantos, desde la lista de empleados, y Recibix pondrá la cuota en cada planilla.

El recibo nombra el tipo de cada deducción, por ejemplo "Pensión alimenticia: Juzgado de Familia".

Una deducción que deja el neto por debajo de cero no se acepta.

Lo que la fila te muestra además

• IHSS (5%), RAP (1.5% sobre el excedente) e ISR del empleado.
• El aporte patronal de ese empleado, desglosado.
• Si el empleado tuvo permisos con o sin goce, cuánto se le paga o se le descuenta.
• En la última planilla del año, el Reintegro de ISR si se le retuvo de más (Ley del ISR, art. 30). Si la planilla no alcanza a devolvérselo todo, un aviso arriba te dice cuánto queda y que puede pedir la devolución al SAR.

Procesar

Cuando el borrador esté bien, toca Procesar. Al procesar, Recibix:

1. Vuelve a revisar quién va en la planilla: entra quien te faltaba y sale quien ya no corresponde (cambió de frecuencia, por ejemplo).
2. Recalcula todo con los datos del momento.
3. Deja fijos los montos y las condiciones de cada empleado (modalidad, frecuencia, jornada). Una planilla procesada ya no se edita: ni días, ni horas, ni bonos, ni deducciones.

Si algún jornalero tiene 0 días trabajados, te sale "¿Procesar de todos modos?" con sus nombres. Casi siempre es que olvidaste cargarle los días: toca Revisar días. Si de verdad no trabajó, toca Procesar igual.

Después de procesar, Recibix tampoco te deja registrar ni borrar vacaciones de un jornalero, ni permisos que cambien lo que se pagó, en las fechas de esa planilla: ya pagó lo que decía. Si la planilla está procesada y de verdad hay que cambiarlo, anúlala y vuelve a crearla.

Marcar pagada

Recibix no paga a tus empleados: tú haces las transferencias o entregas el efectivo. Cuando ya pagaste, toca Marcar pagada y confirma. No se puede revertir.

Al marcarla pagada:

• Bajan los saldos de los préstamos con las cuotas de esa planilla.
• Si tu plan tiene Gastos, se crea un gasto de categoría Salarios, ya pagado, con la fecha de hoy. El monto es el costo real para ti: el bruto, más los bonos no gravados, más los aportes patronales.

Si pagaste planillas cuando tu plan no tenía Gastos y después lo activaste, en Recursos Humanos → Nómina te aparece un aviso con las planillas que faltan en tu estado de resultados. Toca Registrarla como gasto (o Registrarlas como gasto) o Ahora no si llevas la contabilidad en otro lado.

No hay archivo de pago para el banco. El Excel de la planilla trae las columnas Banco, Cuenta y Tipo junto al Neto, para que copies esas columnas al formato que te pida tu banco.

Anular

Una planilla en borrador o procesada se anula con Anular. Queda marcada como anulada, no se puede reabrir y el período queda libre para hacerla de nuevo. No se borra: queda el rastro, como una factura anulada.

Una planilla pagada no se anula: la plata ya salió. Se corrige con un ajuste.

No se puede anular una planilla procesada si alguno de sus empleados cambió de frecuencia de pago después: rehacerla lo dejaría sin cobrar esa parte del mes. Devuélvele la frecuencia anterior para poder anularla.

Corregir una planilla pagada (ajuste)

Si una planilla ordinaria ya pagada salió mal, ábrela y toca Corregir. Se crea una planilla de ajuste con los mismos empleados y lo último que se les pagó.

1. Cambia lo que estuvo mal: los días, las horas extra o un bono que faltó. Si cargaste tarde un aumento con fecha pasada, el ajuste ya lo toma.
2. Toca Procesar. El ajuste paga solo la diferencia contra lo ya pagado.
3. Márcalo pagado cuando entregues esa diferencia.

Lo que tienes que saber del ajuste:

• Solo paga diferencias a favor del trabajador. Si la corrección le baja lo cobrado a alguien, no se procesa. Lo que pagaste de más se descuenta en la próxima planilla, como deducción o como adelanto, con el tope de los arts. 371 y 372.
• No lleva deducciones nuevas ni cuotas de préstamo (ya se descontaron en la original), y no tiene Traer de asistencia ni Traer comisiones: los días se escriben a mano y una comisión que faltó se agrega como bono de tipo comisión.
• Quien no cambió sale del ajuste: no hay recibos en cero.
• El IHSS se declara como rectificación del mes original (va con recargo) y el ISR con el mes en que procesaste el ajuste.
• Los décimos no se corrigen con ajuste; solo las planillas ordinarias.
• Si ya hay un ajuste en borrador sobre esa planilla, Corregir te lleva a ese.

Recibos para tus empleados

Con la planilla procesada o pagada, cada fila tiene:

• WhatsApp: abre WhatsApp con un mensaje listo para el empleado ("Hola …, aquí está tu recibo de pago de …") y un enlace a su recibo. Si el empleado tiene teléfono en su ficha, va dirigido a él.
• Correo: le manda el recibo en PDF y el enlace. Necesita correo en la ficha del empleado; si no lo tiene, el botón queda apagado.

Para mandárselo a todos de una vez, toca Enviar recibos. Se salta a quien ya lo recibió, y al final te dice quién no tiene correo y a quién no le llegó. Hay un tope de correos por hora por empresa: si lo alcanzas, vuelve a tocar el botón más tarde y retoma donde quedó.

El enlace del recibo

El enlace (termina en /r/ y un código) lleva a una página pública donde el empleado ve su recibo y lo descarga en PDF, sin cuenta en Recibix. Por seguridad, su identidad aparece solo con los últimos cuatro dígitos. Si después anulas la planilla, el enlace ya no muestra montos: dice que el recibo fue anulado y que pida el actualizado.

PDF y Excel

• Recibo, en cada fila: el recibo de sueldo en PDF, con líneas de firma Por el patrono y Recibí conforme.
• PDF: la planilla completa, con el bloque de aportes patronales y firmas de Elaborado por y Autorizado por.
• Excel: una hoja Nómina con el desglose de cada empleado y su cuenta bancaria, y una hoja IHSS-RAP con lo del empleado y lo patronal (IHSS, riesgos profesionales, RAP, INFOP y reserva laboral). En un décimo es una sola hoja con los días devengados.

Lo que declaras y pagas al IHSS, el RAP y el SAR está en Qué pagar y qué reportar cada mes.

En la prueba

Si tu empresa ya paga su plan, puedes probar Nómina una sola vez desde Probar gratis: 30 días o 2 planillas procesadas, lo que pase primero. Los ajustes no cuentan para el tope, pero con el cupo gastado tampoco puedes procesar un ajuste. Una planilla procesada y después anulada sí cuenta.

Mientras pruebas, el PDF, el Excel y el Recibo solo salen de planillas procesadas. Con el cupo gastado, el módulo queda en solo lectura: puedes ver, marcar pagadas, anular y mandar los recibos de lo que ya procesaste, pero no crear ni procesar planillas nuevas. Para seguir, Nómina se activa a solicitud, sin cobro por empleado: escríbenos. Mira Nómina.

Errores comunes

• "No hay empleados que cobren por mes…": elegiste una frecuencia que nadie tiene. El mensaje te dice cuál planilla crear según cómo cobran tus empleados.
• "Ya existe un período para esta fecha": ya hay una planilla de esa fecha y tipo. Ábrela desde la lista, o anúlala si quieres empezar de nuevo.
• "Las deducciones superan lo que cobra" (neto negativo): a ese empleado le descuentas más de lo que gana en el período. Baja la deducción o pásala a un préstamo en cuotas.
• "Hay días que se pagarían dos veces": registraste vacaciones o incapacidad después de cargar los días trabajados del jornalero. Corrige los días; el mensaje te dice a quién y cuántos puedes cargar.
• "Este período tiene N días, no puede tener más días trabajados": escribiste más días que los del período, o días que ya se pagan como vacaciones o incapacidad.
• "La corrección le baja lo cobrado a…": en un ajuste, alguien quedaría cobrando menos. Deshaz ese cambio y descuenta lo pagado de más en la próxima planilla.
• "La corrección no cambia lo que se pagó": el ajuste no tiene diferencias. Anúlalo si no lo necesitas.
• "Después de este ajuste se procesó otro…": para anular un ajuste, anula primero el más reciente.
• "En la prueba puedes procesar hasta 2 planillas": gastaste el cupo de la prueba. Escríbenos para activar Nómina.

Solo pueden hacer planillas los usuarios con rol admin, supervisor o contador. Mira Usuarios y roles.