Proforma vs factura: en qué se diferencian y cuándo usar cada una

Le envías a un cliente una cotización, él se tarda tres semanas en responder, y cuando por fin dice que sí no sabes si esa cotización "cuenta" como venta o si tienes que hacer todo de nuevo. La confusión entre proforma y factura le pasa a cualquiera que venda al por mayor o a crédito, y la diferencia es más simple de lo que parece.

La proforma no es un documento fiscal

Una proforma (o cotización) es una propuesta de venta: qué productos, en qué cantidad, a qué precio y con qué validez. Se la mandas al cliente para que decida si acepta, igual que una cotización de un servicio.

Lo importante es lo que no hace una proforma:

• No consume tu CAI. El rango de numeración que te autorizó el SAR no se toca hasta que exista una venta real.
• No afecta tu inventario. Las unidades cotizadas siguen disponibles para cualquier otro cliente.
• No es un documento fiscal. No lleva el valor legal de una factura y tu cliente no puede usarla para deducir gastos.

Por eso una proforma se puede modificar, reenviar o vencer sin que pase nada: no comprometió ningún número ni ningún producto.

La factura sí es el documento fiscal

La factura es distinta: ahí sí ocurrió la venta. Lleva tu RTN, tu CAI autorizado y un número correlativo dentro de tu rango, calcula el ISV según la tasa de cada producto y es el documento que tu cliente necesita para respaldar su gasto ante el SAR.

	Proforma	Factura
Consume el CAI	No	Sí
Afecta inventario	No	Sí
Tiene correlativo fiscal	No	Sí
Calcula ISV	Se muestra como referencia	Sí, de forma oficial
Se puede modificar o vencer	Sí, libremente	No: se corrige con nota de crédito o se anula

Cuándo usar cada una

Usa una proforma cuando el cliente todavía está decidiendo: necesita aprobar el precio con su jefe, comparar contra otro proveedor, o simplemente confirmar que el pedido es el correcto antes de comprometerte con nada.

Usa una factura en el momento en que la venta ya es real, aunque el cliente pague después. Si vendes al crédito a treinta días, la factura sale con la venta, no cuando te paguen; eso es un tema de cobro aparte, no de facturación.

De proforma a factura, sin volver a escribir nada

Cuando el cliente acepta, no hace falta rehacer el documento desde cero. En Recibix, abres la proforma y usas Convertir a factura: se crea con los mismos productos, se le asigna tu CAI vigente y queda lista para emitir.

Esto evita dos errores comunes: escribir la factura a mano desde la cotización (y equivocarte en una cantidad o un precio) y emitir una factura con datos distintos a lo que el cliente aprobó.

Si la proforma se queda sin respuesta, no hay que perseguirla manualmente: Recibix le manda al cliente un recordatorio de seguimiento a los pocos días. Y si con el tiempo se llena tu lista de cotizaciones que nunca avanzaron, las puedes archivar sin perder el rastro de las que sí se convirtieron en venta.

Si ya tienes la venta confirmada y quieres revisar los conceptos fiscales detrás de cada factura, lee Facturación y el SAR.

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